Un event planner ha un ruolo fondamentale per l’organizzazione e la realizzazione di un evento, che sia un matrimonio, un compleanno, una meeting aziendale, un viaggio incentive o un grande congresso internazionale.
Non tutti i clienti hanno chiaro in mente quale sia precisamente il ruolo di un event planner.
Un bravo event planner ama la buona organizzazione, ha grande dimestichezza con i diagrammi di Gannt ed è un appassionato di Project Management. Ama stare tra persone di etnie e culture diverse e prova piacere a pianificare incontri, creare format, organizzare e coordinare interi progetti per far stare bene insieme le persone in un luoghi unici e speciali, allestiti con originalità e fantasia per l’occasione.
Budget, logistica, creatività, intrattenimento, lista ospiti, trasporti, performance, allestimenti, catering, per l’event planner di professione tutti gli elementi che compongono l’evento devono combaciare alla perfezione. Il suo intento vero è far vivere ai clienti e ai partecipanti l’esperienza perfetta durante lo svolgimento di qualsiasi tipo di iniziativa.
Il primo incontro è fondamentale per capire se si genera l’empatia giusta con i clienti, comprendere a pieno le richieste e, di fronte a possibile confusione o indecisione, provare a viaggiare con la fantasia per buttar giù le prime proposte.
Si susseguono una serie di email e incontri durante i quali viene presentato un vero e proprio progetto, un moodboard che racchiude gli elaborati grafici, le immagini e le idee della scenografia, degli allestimenti, con un fil rouge che tiene tutto insieme.
Dalla location da selezionare alla creazione di uno stile, dalla realizzazione di bozzetti grafici alla ricerca dei materiali da utilizzare per gli allestimenti, dal coordinamento del team di fornitori alla gestione amministrativa, ogni proposta viene valutata assieme, vi è uno scambio di idee utile e continuo per decidere e procedere all’esecuzione delle attività.
Ahimè può capitare che su alcune cose non ci si trovi d’accordo, allora si necessita di un compromesso. È importante comunque fidarsi e talvolta accettare i consigli di chi fa questo mestiere da anni e conosce già quali potrebbero essere le conseguenze di alcune scelte.
Affinché l’evento sia perfetto, anche i clienti devono rispettare i loro compiti, tra questi: lasciare campo libero ai professionisti, fidarsi, aiutare nel coordinamento delle attività che spettano in primis al cliente, tra cui condividere eventuali modifiche e variazioni sulle liste degli invitati, le preferenze alimentari, il booking e i cambiamenti all’ultim’ora.
Affidandosi agli event planner professionisti, si ha modo di vivere le iniziative organizzate in modalità serena e rilassata, senza nessuna preoccupazione, godendo a pieno del successo ottenuto grazie ad un grande lavoro di squadra.
